Įmonės augimas retai sustoja dėl vienos didelės problemos. Dažniau jį lėtina daug mažų trukdžių: neaiškios atsakomybės, rankiniai patikrinimai, pasikartojantys klausimai, informacija skirtingose vietose ir sprendimai, kurie vis dar turi pereiti per vadovą.
Kai procesas pradeda stabdyti augimą, komanda dažnai tai jaučia anksčiau, nei tai matosi ataskaitose. Darbo daug, susitikimų daug, žinučių daug, tačiau rezultatas juda lėtai.
Pirmas signalas: tas pats klausimas kartojasi
Jeigu komandoje nuolat kartojasi tie patys klausimai, procesas greičiausiai nėra pakankamai aiškus. Žmonės klausia ne todėl, kad nenori dirbti savarankiškai, o todėl, kad sistema jiems nepasako, koks yra kitas žingsnis.
- Kas turi patvirtinti?
- Kur yra naujausia informacija?
- Ką darome, jei klientas atsako nestandartiškai?
- Ar šitas darbas jau padarytas?
Kai atsakymai gyvena žmonių galvose, o ne procese, organizacija tampa priklausoma nuo atminties ir nuolatinio derinimo.
Antras signalas: statusas tikrinamas rankomis
Jeigu vadovas ar komandos nariai turi rašyti žinutes vien tam, kad sužinotų, kas vyksta, procesas neturi aiškaus matomumo. Tai dažnas augančių įmonių stabdis: darbas vyksta, bet nėra vienos vietos, kur būtų matomas jo judėjimas.
Statusų tikrinimas atrodo smulkmena, bet per savaitę jis suvalgo daug dėmesio. Dar blogiau, jis sukuria klaidingą kontrolės jausmą: vadovas mato atskirus atsakymus, bet nemato viso proceso.
Trečias signalas: klaidos taisomos, bet jų priežastis neliečiama
Procesas stabdo augimą tada, kai komanda nuolat taiso pasekmes. Užsakymas įvestas ne taip, klientui išsiųsta ne ta informacija, terminas pamirštas, sąskaita vėluoja. Kiekviena klaida atskirai atrodo maža, bet kartu jos tampa paslėptu kaštu.
Jeigu klaida kartojasi, ją reikia taisyti ne papildoma kontrole, o proceso pakeitimu. Kontrolė be proceso keitimo tik prideda dar vieną žingsnį.
Ketvirtas signalas: vadovas yra proceso dalis
Vadovas turi priimti svarbius sprendimus, bet jis neturėtų būti kiekvieno proceso perėjimo taškas. Jei darbas sustoja, kol vadovas patikrina, primena, patvirtina ar sujungia žmones, procesas remiasi ne sistema, o vienu žmogumi.
Tokia priklausomybė tampa ypač brangi augant. Kuo daugiau klientų, užsakymų ar projektų, tuo daugiau mažų sprendimų kaupiasi vienoje vietoje.
Ką daryti pirmiausia?
Pradėti verta ne nuo programos ar automatizavimo, o nuo vieno proceso pasirinkimo. Geriausia rinktis procesą, kuris kartojasi dažnai, turi aiškų rezultatą ir šiandien sukuria daug trinties.
- Užrašykite žingsnius nuo pradžios iki pabaigos.
- Pažymėkite, kur laukiama žmogaus atsakymo.
- Pažymėkite, kur informacija perrašoma rankomis.
- Pažymėkite, kur kyla daugiausiai klausimų ar klaidų.
Vien šis žemėlapis dažnai parodo, kad problema nėra „žmonės nespėja“. Problema ta, kad procesas reikalauja per daug rankinio koordinavimo.
Parašykite komentarą