Automatizavimas gali sutaupyti daug laiko, bet tik tada, kai automatizuojamas aiškus ir pakartojamas procesas. Jei procesas neaiškus, automatizavimas dažnai ne išsprendžia problemą, o padaro ją greitesnę ir brangesnę.
Todėl prieš jungiant sistemas, kuriant integracijas ar diegiant AI verta paklausti: ar tikrai suprantame, ką norime automatizuoti?
Automatizavimas nėra proceso tvarkymas
Dažna klaida yra manyti, kad automatizavimas pats sutvarkys procesą. Iš tikrųjų jis tik atlieka aprašytą veiksmą. Jei taisyklės neaiškios, išimtys neapibrėžtos, o atsakomybės paskirstytos miglotai, automatizavimas pradės strigti ten pat, kur strigo žmonės.
Skirtumas tas, kad rankinį procesą žmonės dažnai „apeina“ susitarimais, žinutėmis ir patirtimi. Automatizavimas tokių nutylėtų susitarimų neturi. Jam reikia aiškumo.
Kada automatizuoti dar per anksti?
Automatizuoti per anksti, jei kiekvienas atvejis sprendžiamas skirtingai, nėra aiškaus proceso savininko, duomenys laikomi keliose vietose, o galutinis rezultatas nėra vienodai suprantamas visiems dalyviams.
- Jei nežinote, kas turi priimti sprendimą, automatizavimas to neišspręs.
- Jei duomenys netvarkingi, automatizavimas juos tik greičiau perduos toliau.
- Jei procesas turi daug išimčių, pirma reikia suprasti, kurios iš jų tikros.
Gera automatizavimo pradžia: panaikinti, supaprastinti, standartizuoti
Prieš automatizuojant verta pereiti tris žingsnius. Pirmiausia panaikinti nereikalingus veiksmus. Tada supaprastinti tuos, kurie lieka. Galiausiai standartizuoti taisykles, kad procesas būtų pakartojamas.
Tik tada verta spręsti, ką gali perimti sistema. Ši seka atrodo lėtesnė, bet praktiškai ji sutaupo laiko, nes sumažina brangių pakeitimų ir išimčių skaičių vėliau.
Ką galima automatizuoti saugiai?
Geriausi pirmieji automatizavimo kandidatai yra pasikartojantys, taisyklėmis apibrėžti ir mažos rizikos darbai. Pavyzdžiui, priminimai, statusų atnaujinimai, duomenų perkėlimas tarp sistemų, standartinių dokumentų paruošimas ar užduočių sukūrimas pagal įvykį.
Tokie darbai dažnai nesukelia didelės rizikos, bet greitai parodo naudą komandai. Žmonės pamato, kad automatizavimas nėra abstrakti technologija, o mažiau rankinio darbo kasdien.
Kodėl diagnostika padeda prieš automatizavimą?
Diagnostika padeda atskirti, kur reikia automatizavimo, o kur pirmiausia reikia aiškesnio proceso. Tai svarbu, nes ne kiekvienas lėtas darbas turi būti automatizuotas. Kartais jį reikia panaikinti. Kartais pakanka pakeisti atsakomybę. Kartais reikia tik vienos bendros vietos informacijai.
Geras automatizavimas prasideda ne nuo įrankio, o nuo teisingai pasirinktos problemos.
Parašykite komentarą