Kai įmonė nusprendžia automatizuoti darbus, dažniausias klausimas būna: nuo ko pradėti? Atsakymas neturėtų būti „nuo to, kas labiausiai erzina“. Pradėti verta nuo proceso, kuriame aiškiai matosi pasikartojimas, laiko praradimas ir galimybė greitai pamatuoti rezultatą.
Pirmas automatizavimo projektas turi ne tik sutaupyti laiko. Jis turi sukurti pasitikėjimą, kad tokie pokyčiai įmonėje veikia.
Rinkitės dažną, o ne įspūdingą procesą
Įmonės kartais nori pradėti nuo didelio ir matomo projekto. Tačiau pirmam žingsniui geriau tinka paprastesnis procesas, kuris kartojasi kiekvieną dieną ar savaitę. Net nedidelis patobulinimas dažname procese greitai sukaupia apčiuopiamą naudą.
Pavyzdžiui, jei komanda kasdien skiria laiką statusų tikrinimui, priminimams ar duomenų perkėlimui, tai gali būti geresnė pradžia nei sudėtingas sprendimas, kurio rezultatas paaiškės tik po kelių mėnesių.
Ieškokite rankinio perrašymo
Vienas aiškiausių automatizavimo kandidatų yra rankinis duomenų perrašymas tarp sistemų. Jis užima laiką, kuria klaidas ir dažniausiai neprideda jokios papildomos vertės klientui.
- Užsakymas iš el. pašto perrašomas į lentelę.
- Informacija iš CRM perkeliama į sąskaitų sistemą.
- Projekto statusas kopijuojamas į kelias ataskaitas.
- Kliento duomenys tikrinami keliose vietose rankiniu būdu.
Tokie darbai dažnai turi aiškias taisykles, todėl juos lengviau automatizuoti saugiai.
Vertinkite ne tik laiką, bet ir dėmesį
Kai skaičiuojama automatizavimo nauda, dažnai žiūrima tik į minutes. Tačiau kai kurie darbai brangūs ne dėl trukmės, o dėl to, kad jie pertraukia dėmesį. Nuolatiniai mažų užduočių perjungimai mažina komandos gebėjimą dirbti su svarbesniais klausimais.
Jeigu automatizavimas pašalina daug mažų pertraukimų, jo vertė gali būti didesnė nei matosi vien laiko lentelėje.
Pirmam projektui reikia aiškaus matavimo
Prieš pradedant verta užfiksuoti dabartinę būklę: kiek kartų procesas vyksta, kiek laiko užtrunka, kiek klaidų atsiranda ir kas turi įsitraukti. Be šių skaičių vėliau sunku parodyti, kas iš tikrųjų pasikeitė.
Net paprastas prieš ir po palyginimas padeda priimti geresnius sprendimus dėl kitų etapų.
Geras pirmas pasirinkimas
Geras pirmas automatizavimo procesas turi būti pakankamai mažas, kad jį būtų galima sutvarkyti greitai, bet pakankamai dažnas, kad rezultatas būtų juntamas. Jis turi turėti aiškų savininką, aiškų pradžios ir pabaigos tašką bei kuo mažiau politinių priklausomybių.
Kitaip tariant, pirmas projektas turi padėti organizacijai išmokti keistis, o ne iš karto bandyti pertvarkyti viską.
Parašykite komentarą