Vadovo laikas dažnai pradingsta ne dideliuose strateginiuose sprendimuose, o mažose operacinėse užduotyse: patvirtinti, priminti, sujungti, paaiškinti, patikrinti, atsakyti, kur kas yra. Kiekvienas toks veiksmas atrodo nekaltas, bet kartu jie suvalgo svarbiausią vadovo resursą – dėmesį.
Jeigu vadovas nuolat yra proceso viduryje, įmonės augimas tampa ribojamas jo kalendoriaus ir reakcijos greičio.
Vadovas neturi būti informacijos maršrutizatorius
Vienas dažniausių operacinio įstrigimo požymių yra situacija, kai žmonės kreipiasi į vadovą ne dėl sprendimo, o dėl informacijos. Kur failas? Kas atsakingas? Ar klientui jau atsakyta? Kokia paskutinė versija? Kas toliau?
Jeigu vadovas tampa informacijos maršrutizatoriumi, jis ne vadovauja, o palaiko sistemos veikimą rankomis. Tai brangu ir sunkiai plečiama.
Kodėl taip nutinka?
Dažniausiai todėl, kad procesai ilgą laiką augo kartu su įmone, bet nebuvo sąmoningai perprojektuoti. Kol komanda maža, užtenka susitarti žodžiu. Kai žmonių, klientų ir užduočių daugėja, tie patys neformalūs susitarimai pradeda trūkinėti.
- Atsakomybės ne iki galo aiškios.
- Sprendimų taisyklės neužrašytos.
- Statusai nematomi vienoje vietoje.
- Išimtys sprendžiamos kiekvieną kartą iš naujo.
Pirmas žingsnis: atskirti sprendimus nuo koordinavimo
Ne visas vadovo įsitraukimas yra blogas. Vadovas turi priimti sprendimus, kai reikia krypties, prioriteto ar rizikos įvertinimo. Problema prasideda tada, kai vadovas įtraukiamas į koordinavimą, kurį galėtų atlikti aiškus procesas arba sistema.
Verta savaitę fiksuoti, dėl ko žmonės kreipiasi į vadovą. Tada kiekvieną kreipimąsi galima priskirti vienai iš dviejų grupių: sprendimas arba koordinavimas. Koordinavimą reikia mažinti pirmiausia.
Antras žingsnis: sukurti matomumą
Vadovo laikas taupomas tada, kai statusas matomas be papildomo klausimo. Tai nebūtinai reiškia sudėtingą sistemą. Kartais pakanka aiškios lentos, vienodos užduočių struktūros ar paprastos taisyklės, kada statusas atnaujinamas.
Svarbiausia, kad informacija nebūtų tik žmogaus galvoje ar privačiame susirašinėjime.
Trečias žingsnis: perduoti pasikartojančius sprendimus taisyklėms
Jeigu vadovas kas savaitę priima tuos pačius sprendimus, dalį jų galima paversti taisyklėmis. Pavyzdžiui, kada suteikiama nuolaida, kada eskaluojama problema, kokia informacija būtina prieš pradedant darbą, kada klientui siunčiamas priminimas.
Taisyklės neatima vadovo vaidmens. Jos leidžia vadovui dalyvauti ten, kur reikia sprendimo, o ne ten, kur reikia pakartoti jau priimtą logiką.
Vadovo laikas yra augimo svertas
Kuo daugiau vadovo laiko lieka strategijai, klientams, komandai ir sprendimams, tuo daugiau sverto turi organizacija. Operaciniai darbai niekur nedingsta, bet jie neturi būti laikomi vieno žmogaus dėmesiu.
Jeigu vadovas yra pagrindinis sistemos klijai, pirmas tikslas turėtų būti ne dirbti daugiau, o sumažinti priklausomybę nuo vadovo kasdieniuose procesuose.
Parašykite komentarą