Когда компания решает автоматизировать работу, самый частый вопрос — с чего начать. Ответ не должен быть «с того, что больше всего раздражает». Начинать стоит с процесса, где ясно видны повторяемость, потеря времени и возможность измерить результат.
Первый проект автоматизации должен не только сэкономить время. Он должен показать команде, что такие изменения действительно работают.
Выбирайте частый процесс, а не самый впечатляющий
Компании часто хотят начать с большого и заметного проекта. Но для первого шага лучше подходит небольшой процесс, который повторяется каждый день или каждую неделю. Даже небольшое улучшение в частом процессе быстро даёт ощутимый результат.
Ищите ручное копирование данных
Ручной перенос данных между системами — один из самых понятных кандидатов на автоматизацию. Он забирает время, создаёт ошибки и обычно не добавляет ценности клиенту.
- Заказ копируется из письма в таблицу.
- Данные из CRM повторно вводятся в систему счетов.
- Статус проекта переносится в несколько отчётов.
- Данные клиента вручную проверяются в нескольких местах.
Считайте не только минуты, но и внимание
Некоторые задачи дорогие не потому, что занимают много минут, а потому что постоянно прерывают внимание. Много маленьких переключений замедляют более важную работу.
Первому проекту нужны измерения
Перед началом зафиксируйте текущую ситуацию: как часто выполняется процесс, сколько времени занимает, сколько ошибок возникает и кто должен участвовать. Без этого сложно показать, что изменилось.
Хороший первый выбор
Хороший первый процесс достаточно мал, чтобы его можно было быстро улучшить, но достаточно част, чтобы результат был заметен. У него есть владелец, понятное начало и конец, а также минимум организационных зависимостей.
Цель не в том, чтобы сразу автоматизировать всё. Цель — научить организацию меняться.
Parašykite komentarą